先日アクセンチュア様がCSR活動の一環としてNPO向けに行ってらっしゃる
プロジェクトマネジメントについてのワークショップに参加させて頂いた。
今回は主にプロジェクト管理のリスクと課題についてのものだった。
もちろん日々の全ての業務においてリスクを洗い出すということは時間的に不可能だが、
重要な業務・プロジェクトには必ず行うべきだと感じた。
それを行うことで何かあった時にすぐにリカバリーが出来、
納期通りにプロジェクトを運営できるようになる。
学生団体や大手NGO等様々な方が参加されていて、とても勉強になった。
以下そのワークショップの内容。
●リスクと課題の違い
リスクとはまだ顕在化していない(起こっていない)プロジェクトの目的達成や
順調な作業の妨げになる可能性があるもの。
課題とはすでに顕在化していて(起こっている)プロジェクトの
目的達成や作業の遂行の為に解決すべき事象。
●リスク管理のポイント
・網羅的なリスクの洗い出し
リスクは出来るだけ広く、網羅的に洗い出すことが望ましい。
その手法としてブレインストーミングが適切。実際アクセンチュア様でも
リスクの洗い出しにはブレストを使うことが多いとのこと。
出たものをフレームや軸に落とし込んで再度、抜けがないかチェックをする。
・優先順位づけ
リスクの優先順位をつける。
影響度と発生確率をそれぞれ3段階でスコアを付け掛け合わせる。
影響度×発生確率。それが9点のものから優先的に対応策を考えていく。
・対策の検討
【回避】リスクが顕在化、発生しないための対策。
例えば遅刻をしない為に集合時間の1時間前に到着するようにしておく等。
【軽減】リスクが顕在化した場合の影響を小さくする対応策。例えば担当者が遅刻した場合にはその業務を行う人を事前に決めておく等。
・その他
参考になるフレームワークとしてはQCD管理が使える。Quality(品質、パフォーマンスに関するリスク), Cost(コストオーバーのリスク), Dead line(期限内に終わらないリスク) 。
●課題管理のポイント
・内容の把握
何が問題なのかを把握し、その影響範囲を特定する。
・完了条件
その課題はなにを持って解決されえたとするのか。
・対応方針
その課題を解決する方針を決める。複数設定できる。
・対応期限
いつまでに対応しなければならないのか。
そのためには解決のための各タスクのスケジュールを決めないといけない。
・担当者
・ステータス(未着手、対応中、対応完了等)
●その他
・クリティカルパスの洗い出し
各タスクの依存度関係を整理する。例えば各タスクを○で表現し、それを矢印でつなぐ。
つまり前のタスクが完了しないと次にはいけないという関係がわかるようにする。
またその矢印に完了までに要する期間も書く。
もちろん矢印は複数のび、一つのタスクも複数のタスクの後になる場合もある。
クリティカルパスとはその中で最も合計が長くなるタスクのことだ。
つまりクリティカルパスが遅延すれば、そのプロジェクト全体が遅延するということになる。
つまり期限内にプロジェクトを終わらせる為には、クリティカルパスを洗い出して、
常に進捗に気を使うことが必要なのだ。
・クラッシング
人員を追加することでスケジュールを短縮させる方法。
コストがかかりまた追加人員の生産性は担保されない。
・ファスト・トラッキング
順番が先のタスクも並行して進めていくことでスケジュールを短縮させる方法。
前のタスク如何によって手戻りのリスクがある。
●プロジェクト管理を行う上で最も大切なこと
【コミュニケーション能力】
プロジェクトには社内外で様々な人が関わってくる。
その人たちと折衝、調整等を常に行う必要がある。
フレームワークや進捗管理の手法などももちろん大切だが、最も必要とされるのは
そういった多様な人をまとめ、動かす為のコミュニケーション能力である。
かつろう