6つの効果的なミーティング手法 .146

本日は年次計画の中間レビューのミーティングがありました。10月?9月が年度になるので、3月はちょうど真ん中になるわけです。丸1日かけたミーティングでしたが、内容というよりは手法の部分を今回は紹介したいと思います。

●アイスブレーク

まずはアイスブレークの内容について。

私が所属するPSI/MalawiをはじめとしてNGOは普通、人の入れ替わりが激しいです。プロジェクトベースでの契約になるので数か月や数年契約での雇用が普通です。常に新しい人がおり、またミーティングを円滑に進めるためにもアイスブレークは欠かせません。

今回はまず名前、所属する事務所(PSI/Malawiはマラウイ内で4か所事務所がある)、役職、そして自分の好きな製品や企業のタグライン（キャッチコピー)を述べました。例えば僕はカツロー、リロングウェをベースにしてて、JICAボランティアです。そして好きなタグラインはThat calls for （Carlesberg）です、というような感じです。ちなみにこのタグラインはCarlesbergというマラウイでもっとも人気のあるビールメーカです。

他にも例えばNIKEのJUST DO IT,　マラウイの通信大手TNMのAlways with you や NOKIAのconnecting people, ?Hot and Tasty, Enjoyといったタグラインを各々があげていました。もちろん現地語のチェワ語でも構いません。

そしてもう一週自己紹介をします。このときはもう一度、名前と好きなタグラインを述べます。ただしタグラインの最後にIn my pants(パンツの中で)という言葉をつけて。つまり Always with you in my pants(パンツの中でいつもあなたと共に)、JUST DO IT in my pants(パンツの中でそれをやれ)、Connecting people in my pants(パンツの中で繋がる人)といった風になるわけです。どのタグラインもかなり卑猥になってしまいます。取りあえず爆笑の嵐でした。

PSI/Malawiではソーシャルマーケティングを重視していて、自社製品のタグライン開発も自分たちで行ったりします。色んなタグラインに触れられること、また少し言葉を足すだけで意味がめちゃくちゃになることをこのアイスブレークを通して勉強できたと思います。

●TED

メッセージを伝えたい時や場を盛り上げたい時などにはTEDの動画を流すという手法もとりました。リーダーシップについてのセッションではリーダーシップについての動画を流したり、最近少し話題になったGRIDについての動画を流したりしました。今回は1日の内、はじめ、昼始まり、最後の3回別な動画を流しました。

●寸劇

シニアチームがリーダーシップの形を6つの類型について全体に説明する時に、それぞれについて寸劇を行いました。Democracy、Coaching、Coercive等があったのですが、それぞれについて実際の職場を想定した寸劇を行いそれが6つの内、どの類型にあたるのかを答えるクイズ形式で行いました。単に説明するよりもこちらの方がわかり易くて、また理解も印象的で深くなります。

●4枚のカード

カードを4枚用意します。緑、青、黄色、赤。緑にはLove it、青にはLive it、黄色にはDiscuss it、赤にはDisagree itと書きます。議論をする際にある意見に対して賛成なら緑、ちょっと条件付きで賛成なら青、若干不賛成なら黄色、完璧に不賛成なら赤色をあげます。人が意見を述べた段階でこれをあげることによって、円滑的に議論を進めることができます。全員が緑をあげていてそれに賛成ならなら次の議題に進むことが出来ますし、赤色が多いなら、それについて反対の意見を聞くことも出来ます。

議論にちょっとツールを追加することによって遊び心が入って、集中力を途切れさせない効果も期待できたと思います。

●コンセンサスの作り方

3,40人を超える大人数でコンセンサスをとる時の方法として、下記にあげる方法をよくPSIでは使います。まずは5、6人のグループに分かれてそこで意見を出し合い、それを他のもうひとグループと統合して、そしてまたそれを他のグループと統合するというようなやり方です。

例えばPSIが大切にすべき組織風土を3つ考えるとします。仮に8グループに分けたとしてグループＡ?Hまでがそれぞれでまずは最適だと思う3つの文化を考えます。例えば時間に正確、褒め合う、公平といったような感じです。次にそれをグループAとBで統合して6つの中から3つを選びます。同様のプロセスをCD,EF,GHでも行います。そして次はAB統合グループとCD統合グループで統合作業を行い3つを選びます。同様にEFとGHでも統合選別作業を行います。最終的にABCDの中で選ばれた3つとEFGHの中で選ばれた3つを戦わせてまた3つを選別します。

このプロセスは全員参加型にすることによって、意思決定にコミットメントを求めることが出来るという利点があります。

●遅刻者への対応

ミーティングが再開時間に遅れて来たりする人がいた場合、罰則的な意味合いとして、歌を歌ってもらったり、踊ってもらったりします。場はかなり爆笑でつつまれます。また本人たちも嫌な感じはしないですし、少しは恥ずかしく感じるので出来る限り遅刻を避けようとします。日本での単に怒ったり、周りから冷たい目をされるだけなのに比べるといかにもアフリカらしいやり方といえるかもしれません。

以上、手法の側面から本日のミーティングをまとめてみました。

かつろう